王会律师 浙江东方绿洲律师事务所15088380423
一、充分认识企业规章制度的重要性
2008年劳动合同法的颁布给企业带来了巨大的压力，与之前的劳动法相比，这部法律更具体、更系统并且充满了刚性条款、硬性规定。也就是说该法对企业的用工规制要求更严格。这样也是对企业的人力资源管理提出了更高的要求，要求企业人力资源管理要法制化、制度化，否则，将可能造成企业用工成本提高、用工风险增加，特别是违法成本。所以，企业在人力资源管理方面的重点之一就是建立、完善规章制度，通过规章制度和规则来约束、激励、管理员工，而不是凭管理者的个人喜好评判员工。如现实中有的企业常用的解除劳动合同的理由就是员工“严重违纪”，因为很多企业认为既然法律把什么是“严重违纪”的界定权交给了企业，就等于把生杀予夺的大权交给了企业，不服从领导安排、顶撞上司等都成了“严重违纪”。其实利用“严重违纪”解除劳动合同并非企业想象的那么简单。企业要用好这一条必须首先要有规章制度，而且规章制度必须合法；其次规章制度中必须对“严重违纪”做出了明确的界定，因为“严重违纪”要求“对号入座”；最后，必须做好日常管理和取证工作，因为辞退员工的举证责任在于企业。由此可见，企业劳动用工管理的重心是在事前作好工作，只有这样企业用工管理才能走向制度化、规范化。
二、充分认识影响企业规章制度执行的因素，并加以改进
如同法律一样，制定企业规章制度的目的关键在于执行，要做到“有规可依、有规必依、执规必严、违规必究”。如果规章制度制定后“束之高阁”，成为“抽屉文件”“仓库文件”，那么，企业真没有必要花费人力物力制定规章制度。但实际上，我们很多企业有所谓的规章制度、员工手册，却真成了“抽屉文件”，造成企业规章制度执行不到位的现象十分普遍，主要因素有：
（一）规则观念淡薄
在实践中，几乎每个企业都有规章制度。但是执行到位的很少，首要原因是规则观念淡薄。很多企业习惯于随心所欲进行管理，仅凭个人感觉和情感对待员工。这样处理的结果就是导致公司有制度而无执行。
（二）规章制度的内容存在缺陷
导致企业规章制度难以执行的第二个因素是规章制度本身存在问题，如文字表述模糊、含义不清，导致无法执行；条文抽象空洞、不具体，导致无法执行；内容不合法、不合理，导致无法执行等等。所有这些内容方面的缺陷，也都是直接或间接影响企业规章制度的执行的因素。
（三）规章制度配套措施不完善
企业规章制度如同国家法律一样，要付诸实施，也需要相应的配套措施。很多企业只是一套孤立的规章制度，但是没有建立相应的配套机制，导致规章制度执行不顺畅。
（四）监督机制不健全
在企业规章制度执行过程中，很多企业缺乏监督机制。即便是一套完善的规章制度，如果没有相应的监督机制，也无法发挥作用。
因此，我们首先要加强员工的规则意识。
加强员工的规则意识，第一位的就是要强化管理人员的规则意识，因为管理人员更多负责规章制度的执行以及用工和管理员工。如果管理人员不重视运用制度来管理员工，那么制度就形同虚设。因此要使管理人员充分认识到规章制度在调整劳动关系、规范用工中的重要地位和作用。第二位的是加强对员工的培训和教育，加大对企业规章制度的宣传力度、增强员工的规则意识，提高他们遵守规章制度的自觉性。
其次是加强规章制度体系建设，要不断修改完善规章制度，将制度中比较原则、笼统的规定，细化为可操作、能检验的尺度。
然后是健全监督检查机制。监督检查是促进规章制度实施的重要措施。规章制度制定、公示后，企业应建立和强化监督检查机制，从各个方面对规章制度的实施情况进行监督检查。企业各部门负责人及其他管理人员对规章制度的实施都负有监督检查的责任，各自应按照相应的权限和分工，对规章制度的实施负起相应的责任。需要指出的是，如果企业内部有工会的或职工代表大会的，还应当注重发挥他们在规章制度实施过程中监督检查作用。另外员工也是规章制度实施的监督主体，充分发挥员工的监督作用，对于促进规章制度的顺利实施也是至关重要的。
最后是不断总结经验。企业的规章制度的建设不是一蹴而就的，更不是一劳永逸的，需要不断地实践、不断地总结。企业应针对规章制度的实施情况建立定期和不定期相结合的总结会，专门来分析和总结规章制度的实施经验，并根据分析结果，及时将规章制度实施的成功经验加以总结推广，对失败经验加以分析和改进，才能不断完善规章制度。
三、对违纪员工的处理需要技巧
管理人员在工作中经常会遇到各种各样的员工违纪问题，如何处理违纪员工，也是比较头疼的事情，因为一旦处理不慎，不但容易造成员工过激行为，影响企业的正常生产经营，严重的甚至会影响到其他员工和财产的安全，引起劳动争议的发生，双方对簿公堂；而公司在劳动争议中败诉，往往会给企业带来十分不利的影响。因此，如何合法合理地妥善处理员工违纪行为，避免和减少劳动争议的发生，是人力资源管理人员需要掌握的重要技巧。
我们认为，处理违纪员工首先要学会遵守以下原则：
（一）以事实为依据，以规章制度为准绳
规章制度是企业内部的法律，在运用规章制度处罚违纪员工时首先要遵循的原则就是以事实为依据，以规章制度为准绳。也就是说员工没有违纪事实的，企业不能处罚；规章制度没有相应规定的，企业也不能处罚，处罚没有依据，则属违法。因此，如果要处理违纪员工，首先要有违纪事实，其次规章制度要有针对违纪情形的处罚措施。
（二）公开、公平、公正的原则
该原则对于确保规章制度的实施至关重要。如果企业在执行规章制度时有违这个原则，一方面可能破坏了规则的统一性，另一方面也会导致员工对企业处理结果的不认可。只有遵循这个原则，才有可能使员工对企业的处理结果心服口服。
（三）以教育为主、惩罚为辅
企业规章制度的出发点和目的都在于教育人、培养人、规范人，调动员工的积极性。当然规章制度中也有约束性条款，但是其目的也是为了警示员工讲纪律、守规矩，引导员工正确行使自己的权利，履行自己的相应义务，妥善处理矛盾纠纷。因此，在处理违纪员工时，应本着“教育为主、惩罚为辅”的精神进行，不能仅仅为惩罚的目的而处罚员工，这样就背离了制度建设的目标。
（四）区别情节，分别对待
在处理违纪员工时还要根据违纪情节的不同区别对待，如同样给公司造成损失的，是故意造成的，还是过失造成的；是一般过失，还是重大过失，在处理的时候应有所不同。如果不加以区分，处理结果也难以获得员工的认同。
其次，在对违纪员工处罚时还应当注意以下几个问题。
（一）要确定已经将公司的规章制度或员工手册让员工学习、签收。
（二）要注意处理的时限性
关于处理员工违纪的时限，已经被废止的《企业职工奖惩条例》曾有规定，现行有效的法律法规对此均没有规定，但是我们在运用规章制度处理违纪员工时，仍然需要注意及时性，即及时发现、及时调查、及时处理。在实践中，我们很多企业往往忽视及时性问题，平时发现员工违反规章制度也不及时进行处罚，而是等到忍无可忍的时候，决定与违纪员工解除劳动合同的时候，才想起来对以前员工所犯的违纪行为进行处罚。而此时企业只有反过来寻找员工违纪的证据，但是很多事情早已时过境迁，根本没有办法将事情还原，证据也早已随着时间消失掉了。
因此，在此提醒企业和企业的管理人员，必须注意平时的员工管理工作，对于违反企业规章制度的行为，哪怕不是十分严重的，但只要规章制度所不允许的都应当及时作出处理，即便是一个口头警告处分，也应当及时处理，并记录在案。只有注意处理的及时性，才能让企业规章制度起到教育、培养、规范员工的作用，才能在日后的处理中占据主动地位。
（三）要注意处理的证据收集
根据法律规定，因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。如果举证不能，将承担不利的法律后果。因此企业在对员工进行处罚时，一旦纠纷发生，企业必须对员工的违纪和失职行为进行举证。实践中，由于企业证据意识不强，导致在仲裁或诉讼中败诉的事例不胜枚举。
那么，企业要如何保全和收集证据呢？企业主要是收集两类证据：第一类是员工所违反的企业规章及劳动纪律的具体条款；第二类是员工的违纪行为。对于第一类则要求企业要建立、健全规章制度。对于第二类则要求企业收集员工的违纪证据，通常可以证明员工违纪行为的证据主要有：（1）违纪员工的“检讨书”“求情书”“申辩书”、违纪情况说明等等；（2）有违纪人员本人签名的违纪记录、企业对违纪人员所做的调查笔录、谈话笔录等；（3）其他员工及知情员工的证明；（4）有关物证；（5）有关书证及视听资料；（6）政府有关部门的处理意见、处理记录及证明等。司法实践中，有违纪员工签字的书面材料，往往是劳动争议仲裁委员会和法院容易采纳的最有力的证据。因此，企业在处理违纪员工之前，应尽量取得有违纪员工签字的书面材料，如调查笔录、检讨书。如果违纪员工的行为比较严重，可以要求政府有关部门处理，政府有关部门的处理结论或记录，也是最有力证据。而对于“大错不犯、小错不断”的员工的违纪行为，应注意平时记录在案，每次违纪时，企业都作出相应的书面处理材料，要求员工签字；为记录方便，也可以采取扣发工资的处理方式，在每次的工资单中扣除相应的工资数额，并注明违纪事由，由员工在领取工资时签字确认。
（四）要注意处理的程序
企业处理违纪员工，同样需要按照一定程序进行，虽然法律没有规定具体的程序，但是从有利于用人单位的角度出发，企业对违纪员工处理的程序主要应包括以下几个步骤：违纪事实的搜集、认定、固定（征集收集）——依据单位规章制度进行处罚——处罚通知的送达。送达是处罚的最后一道程序，也是处理违纪员工的必经程序，也就是说企业处理违纪员工时，必须要将处理结果送达给员工，否则，将对员工不产生任何法律效果。这里的送达，实际上就是告知程序。实践中，有些用人单位习惯于自己记一笔账，等到要最终与劳动者解除劳动合同时，才把劳动者的“罪状”一一列举出来，此时员工如果否认，企业必将陷入被动。这样的事情在司法实践中也经常发生，如有些员工自动离职好几个月，企业直接以其自动离职或旷工为由将其辞退，但是并未将辞退通知送达给本人，仅在单位公告栏进行公告。这样的辞退处理决定会因为缺少送达通知程序而被仲裁委或法院撤销的。因为原劳动部曾对逾期不归者按自动离职或旷工处理的问题做过专门的批复：企业通知请假、放长假、长期病休职工在规定时间内回单位报到或办理有关手续，应遵循对职工负责的原则，以书面形式直接送达职工本人；本人不在的，交其同住成年亲属签收。直接送达有困难的可以邮寄送达，以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。只有在受送达职工下落不明，或者用上述送达方式无法送达的情况下，方可公告送达，即张贴公告或通过新闻媒介通知。自发出公告之日起，经过三十日，即视为送达。因此，企业如果没有送达或送达的方式违反规定的，则其处理决定将可能会被撤销。
另外，送达的重要性还体现在仲裁时效上。因为最高人民法院有关司法解释规定，因解除或终止劳动关系的争议，用人单位不能证明劳动者收到解除或终止劳动关系书面通知时间的，劳动者主张权利之日为劳动争议发生之日。因此，如果企业依据规章制度处理违纪员工，并与员工解除劳动合同的，必须将解除劳动合同的通知送达给劳动者；否则，因劳动合同解除引发的争议时效将一直处于延续状态，若干年后，劳动者同样可以主张权利，劳动者主张权利之日才是时效的起算日期。
我曾经办过一个案子，讲的是某家具公司的业务员杨某，在2011年12月份认为公司的待遇低口头提出辞职，没有办理书面离职手续就离开了公司，公司也没有通知杨某办理书面解除手续。到了2012年6月份，杨某突然来到公司要求继续上班，并要求单位支付半年来拖欠的工资。杨某声称自己是因为生病请假半年，公司是同意的，所以公司应当依法支付病假期间的工资，双方为此各执己见。那么你们认为公司是否应当支付该员工工资呢？解决本案的关键在于该家具公司是否有书面证据证明其与杨某已经解除劳动合同关系。我国劳动合同法规定，在解除或者终止劳动合同时，用人单位应当出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续，对已经解除或者终止的劳动合同的文本，还要至少保存二年备查。也就是说用人单位对已经解除或终止的劳动合同文本及证明负有保存义务。并且根据我国民事诉讼证据的有关规定，在劳动争议纠纷案件中，因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的，由用人单位负举证责任。在本案中，该家具公司主张杨某在2011年12月份已经提出辞职，与公司解除了劳动合同。那么该家具公司应当提供与杨某解除劳动合同的手续，如辞职申请单、工作交接手续、解除或者终止劳动合同证明书等，如果无法提供的，将承担不利后果。而该家具公司没有通知杨某办理书面解除手续，也没有书面通知杨某已经与公司解除劳动合同，所以，该公司与杨某的劳动关系仍继续存在，就依法应当支付杨某的工资，并让杨某继续上班。
在此特别提醒：劳动者提出辞职，用人单位必须与劳动者办理书面离职手续；劳动者擅自离职的，用人单位应当按照劳动者入职时或签订劳动合同时提供的身份证住址通过邮政快递书面通知，要求劳动者限期回来上班，否则，将按照公司规定与其解除劳动合同，如逾期仍未回单位上班的，再次书面通知与劳动者解除劳动合同。用人单位还要注意留存上述手续及其邮寄凭证至两年。也就是说企业也要建立健全员工档案。
