笔者曾经接触过一位老总。他举一个例子来形容其工作强度，他两天之内飞4个城市。笔者追问都忙些什么，他说考察、谈判、签合同。据笔者了解，这家企业所签的合同，很多质量并不高，而且经常发生纠纷，前前后后都由这位辛勤的老总一手操办也使其疲于应付。办企业办到这个程度，不能不说是一个失败。问题的关键，就是这位老总没有建立起科学的合同管理组织系统。
战国时期儒家代表人物荀子曾经说过，论力气，人不如牛，论速度，人不如马，但是为什么牛马却成为人的工具呢？那是因为人能“群”，而牛马不能“群”，即人能够组织起来，而牛马不能组织起来。可见发挥团队作用的重要性。象前面说的那位单打独斗的老总在中型企业并不多，但是如何建立一个结构合理、职能全面、配合协调、运转高效的合同管理团队却是很多企业家倍感困扰的问题。
合同管理者团队的人员构成，从纵向管理关系讲，应当包括董事长、总经理、业务经理、业务主管、业务员，从部门配合角度讲，法务部、财务部也属于合同管理组织系统的有机构成部分。下面分岗位介绍一下各自在合同管理中应当扮演的角色：
一、 董事长
董事长管什么？董事长在企业合同管理中，应该是一个最“无为”的角色。他对普通合同的管理，主要体现的全局性的制度建设上，其在合同上签名或盖章一般是象征性的。董事长通过聘请总经理来管理合同，一般不参与合同管理的具体工作，除非是涉及企业的重大问题的合同，比如企业的转制、并购、联营等，或者是其他“生死攸关”的合同。董事长主要职责：
1、组织制定合同管理制度；
2、主持重大合同谈判、审批重大合同并就履行管理发出指令；
3、授权总经理审批常规合同。
二、 总经理
总经理管什么？总经理是企业日常经营工作的总负责人，当然就是管理企业日常合同的最高负责人。其管理职责就是根据合同管理制度规定，对业务部门提交审批的合同进行审查（如设置法务部的，则应当由法务部先审查），非常规的合同，在征求律师意见后，作出最终决定。总经理是最终的合同把关人，所以，总经理不参与一般合同的谈判，除非是利害非常的合同。否则，会影响下属工作积极性和权限分配秩序。总之，总经理在管理合同中要有所为，有所不为，关键是在法律问题上充分重视法务部门或顾问律师的意见。总经理主要职责：
1、根据董事长授权审批常规合同；
2、参与重大合同谈判，并主持草拟合同文本，提交董事长审批；
3、统一指挥合同签订、履行、纠纷处理。
三、 业务经理
业务经理是合同管理中的关键人物。其职责是在签订合同时算经济账，争取利益最大化；在履行合同时记法律账，即监督合同的履行情况，并将履行中的出现的可能涉及法律的问题及时向法务部或顾问律师报告、请示，并根据法务部或顾问律师意见作出及时反应。业务经理主要职责：
1、汇总有关合同信息，向总经理汇报；
2、拟订合同谈判条件，向总经理请示；
3、主持常规合同的谈判；
4、草拟常规合同文本，提交法务部审查；
5、协助总经理参与重大合同谈判；
6、组织本方合同履行、监督对方履行合同；
7、对可能出现或已经出现的合同纠纷，提出部门意见，并负责处理。
四、 业务员（或办事员）
进行合同的初步谈判，搜集对方资信情况的基本信息，并将上述情况向业务经理汇报。业务员主要职责：
1、调查对方资信情况；
2、提出签订合同的初步意见，并向经理请示；
3、协助经理参与合同谈判；
4、主持小型合同谈判，并起草合同文本报经理；
5、与对方办理与合同签订、履行有关的手续；
6、搜集、整理、保管与合同有关的资料。
五、 法务部
法务部是总经理的智囊机构，代表总经理对所有合同进行法律初审，算法律账。并对业务经理报告的履行合同中出现的情况及时做出指示或直接对合同对方作出反应。有些公司不设法务部，这部分职能可以由顾问律师行使。法务部主要职责：
1、起草合同管理制度，起草常用合同格式条款；
2、对业务部报送的合同文本进行初步审查；
3、协助业务部组织本方合同履行、监督对方履行合同；
4、对可能出现或已经出现的合同纠纷，提出解决方案；
5、配合律师进行诉讼活动。
如果企业已经聘请顾问律师，则顾问律师的主要职责：
1、帮助企业建立合同管理制度；
2、分析合同法律风险；
3、就具体条款提供法律意见；
4、指导法务部工作。
六、 财务部
负责资金收付，并及时反馈信息给业务部和法务部。
总而言之，企业应当建立一个以董事长总揽全局，以总经理统一协调并最终决定，以业务部门为谈判主力，以法务部门（顾问律师）为法律“掌门”，职能明确、权责清晰的合同管理组织机构。财务部主要职责：
1、提供与合同有关的经济核算意见；
2、 提供与合同有关的税务意见。
