在合同上签字盖章也就是我们俗称的签约，签约管理是整个合同管理的关键。根据合同法规定，双方在合同上签字盖章，合同就开始发生效力。谈判仅仅是为签订合同做准备，而合同正式签订才表示合同真正的诞生。双方该做什么，不该做什么，都在这一阶段“敲定”，之后再发现问题想推翻重来，比登天还难，谁也不会愿意放弃已经获得的利益。因此，对这一阶段的管理至关重要。
办理合同正式签订工作的经办人员，应尽量安排谈判的原班人马，因为他们知道整个合同的谈判背景，这样有利于和前期工作的衔接。在实践中，谈判和签约经常会在同时发生，对一些小额的常规的合同尤其如此。
签约过程可以分三个阶段：草拟合同、审查合同、签字画押。
一、合同草拟
草拟合同，应当由业务人员或企业法务部进行，并经过顾问律师的修改。对常规的合同，一般企业都会事先设计好合同条款，然后留几处空白，根据谈判结果在空白处填上内容，就算合同完成。法律上我们叫这种合同为“空白合同”。对于这样的空白合同，在设计时，必须对本方的利益和如何制约对方的条款考虑全面。经常使用的空白合同，尽量由专业人员（如企业的法务部或顾问律师）草拟。空白合同的最后应该留一条为“其他约定事项”，以备根据特殊情况填写补充条款。
对于对方提供的空白合同，我们必须非常谨慎对待，里面往往包含有合同陷阱。多制约别人，多给自己空间，这是每个人的基本心态，设计巧妙的空白合同，都会体现这一特点。因此，尽量不要使用对方事先设计的空白合同。在特殊情况下，合同金额不是很大，对方提供的空白合同还算公平，必须使用空白合同的，我们必须看懂合同的每一个条款，如果需要补充制约对方的条款，必须坚决在合同中补上去，不要因为对方说“是否加这条其实没有关系”而放弃。
二、合同审查
对草拟的合同，经过双方确认意思一致后，合同经办人应当将合同草稿及所有在资信调查以及谈判中形成的资料（包含前面说的对方提供的企业介绍、产品介绍等），提交企业合同审查部门审查，万不可为图省事而直接盖章了事。合同审查由法务部或顾问律师预审，最后由企业负责人根据专业人员的初审意见作终审决定。
合同审查的重点是“法律账”，即对对方的制约是否严密，对方对自己的制约是否过于苛刻。“经济账”早在合同谈判中应该算清楚。当然，对方的资信问题，也是合同审查的重要内容。审查如果发现合同草稿需要修改，需补充谈判的，操作程序如前，直至最终审查通过。
[特别提示] 尽量避免在空白合同上先加盖合同章或企业公章
企业应当尽量避免在空白合同上先加盖合同章或企业公章，然后由谈判人员在谈判过程中填写，这样一来，合同审查制度便形同虚设。在确保安全的情况下，如果确需使用空白合同的，必须严格管理，并编号登记，领用人应当签字领用。因为商业上有一个惯例，那就是“认章不认人”，法律推定，盖章的合同是企业的真实意思表示，所以，空白合同上填写上内容后，企业负责人事后即便发现问题，对方也有权不允许修改。
三、签字画押
这是签订合同的最后一道程序。业务部门经理或企业行政办公室主任在经过企业负责人终审的正式合同文本上加盖合同专用章或企业公章。在盖章前，如果打印的合同文本上有空格没有填写的，必须在两份合同上，同时将空格划“——”，表示该内容双方没有约定。
对方在合同上加盖的合同专用章或企业公章应当是在工商行政管理局备案的印章。如果因特殊情况，该企业改用新的印章而没有备案，则应同时让该企业的法定代表人或委托书上委托的人凭身份证明在合同上签字。
对方在合同上加盖的印章只能是该企业的公章或合同专用章，其他如财务专用章、销售部、采购部印章都不可承认。
[特别提示]盖章的方法
印章应当压在企业名称和签约日期上，如果合同有2页以上的，应当将合同文本装订好，并由双方在每页上盖章或在合同右边加盖骑缝章。合同有附件的，应当在最后一页合同文本上注明，并且合同附件也应当加盖印章。对打印的合同和空白合同中事先拟订好的条款，在签订合同时有涂改的，必须两份同时改，而且必须在涂改地方由双方盖章确认。
四、合同装订
经过上述程序后，一份完整的合同就签订成功了，接下来的工作，就是将合同文本、谈判中形成的资料、合同附件（比如对方提供的产品说明书、清单等）、对方的身份资料（身份证复印件、营业执照复印件、委托书）等装订成卷，或放入专用档案袋保存。在履行合同中形成的新的资料，也一并放入卷中。
其他形式合同的特别管理程序
第一种：订单。在经常发生买卖业务的企业之间，为简便操作程序，经常使用订单确定买卖关系，一般订单仅仅注明货物种类、规格型号、数量及交货期限，很多重要内容都无法在一张订单中记载完全。所以，使用订单签订合同时，务必签订一份完整合同，并将合同编号，同时在合同中写明，“关于交货品种、数量及期限，由买方在要求供货前多少日发订单通知”。以后每次发出订单时，在订单上注明“某某号合同订单”、“本订单未约定事宜，根据某某订单执行”。第二种：利用传真、电子邮件、个人信函签订的合同，或者这些材料是合同组成部分的，应当在时候要求对方在传真、电子邮件打印文稿及信函上签字盖章确认，以免将来发生争议。
